L’ospedale di Vimercate è stato attrezzato con un magazzino farmaceutico automatizzato, pensato per garantire consegne puntuali e tracciate verso armadi di reparto informatizzati con accesso controllato per ottimizzare la distribuzione dei farmaci anche sulla base di dosi singole per terapie personalizzate. Facciamo il punto su quanto fatto e sulle prospettive per il futuro con Marco Ruocco, direttore della S.C. Farmacia Ospedaliera e Farmacia Territoriale dell’Asst Brianza.
Automazione e sincronizzazione dei flussi sono già una realtà presso la Farmacia dell’Ospedale di Vimercate (MB) – Asst Brianza. Un’esperienza dalla storia ormai ventennale che ha portato per gradi a completa rivisitazione dei processi logistici per l’approvvigionamento e la distribuzione di farmaci ai reparti dell’ospedale.
Quando e perché avete deciso di avviare un processo di automazione del magazzino ospedaliero?
«La storia inizia intorno al 2007, quando si è cominciato a implementare la cartella clinica informatizzata», esordisce Ruocco. «Siamo stati tra le prime strutture a investire su questo strumento, inizialmente concepito per governare le attività cliniche. La cartella clinica informatizzata raccoglieva all’inizio dati clinici, anamnesi del paziente e tutto veniva prima riportato in forma cartacea.
In seguito, si è sviluppato il modulo di prescrizione e somministrazione, che ha impattato sulla gestione della terapia farmacologica allorché abbiamo avviato il progetto della terapia personalizzata con dose unitaria.
Siamo arrivati al 2011, quando in Lombardia sono partiti altri tre progetti analoghi negli ospedali di Bergamo, Cremona e Pavia. L’apertura del nuovo ospedale di Vimercate ci ha consentito d’integrare nuove tecnologie più evolute. La nuova infrastruttura ha permesso di sviluppare anche il sistema dei trasporti automatizzato. Siamo partiti con il progetto della dose unitaria, coinvolgendo gradualmente più reparti dell’ospedale di Vimercate.
Nel 2022 siamo arrivati in scadenza di contratto: con il nuovo rinnovo abbiamo completato il percorso di tracciabilità del farmaco, introducendo anche l’armadio automatizzato per la gestione delle confezioni. Questo armadio permette di erogare in automatico le confezioni, tracciando il lotto e la scadenza e comunicando con i reparti dotati di armadio informatizzato ad accesso controllato in cui vengono stoccati i farmaci in confezione. Il sistema dialoga in tempo reale con l’armadio di reparto monitorando automaticamente le giacenze e garantendo il reintegro quotidiano di tutto quanto è prelevato».
Quali sono state le maggiori criticità che avete dovuto affrontare in questo percorso?
«Si è trattato indubbiamente di un percorso lungo e complesso. Il principale fattore critico non è stato rappresentato dall’aspetto tecnologico, ma dal cambiamento culturale. Si è dovuto lavorare molto sulla formazione, sul coinvolgimento del personale, sulla comunicazione e sulla condivisione degli obiettivi, per far sì che il sistema potesse diventare sostenibile nel tempo.
La sincronizzazione dei flussi non è solo un problema tecnologico: si deve dare la giusta importanza alle tecnologie, ma ci deve essere collaborazione tra le persone, tra i processi e tra i sistemi. Anche nell’integrazione dei sistemi operativi e dei sistemi informativi, per esempio, il dialogo deve essere coerente. Non si tratta solo d’installare le macchine, il lavoro più grosso è seguire tutti i processi e l’aspetto più critico è stato proprio il cambiamento culturale».
Adesso che siete arrivati in fondo a questo processo, quale bilancio se ne può trarre?
«In realtà non si arriva mai in fondo, c’è sempre qualche passo in più da fare. Per riuscire a ottenere risultati soddisfacenti, bisogna sempre mantenere il dialogo con i professionisti, investire nella formazione e l’aggiornamento, anche perché operiamo in un contesto dove il turnover significativo del personale potrebbe impattare negativamente.
Se non c’è una formazione adeguata e ci si basa solo sul passaparola, si rischia di perdere informazioni. Questo è uno degli aspetti più importanti per il futuro del progetto, che punta anche a raggiungere più reparti possibili e a uscire al di fuori dal perimetro dell’ospedale di Vimercate. La nostra è un’Asst molto complessa, con più presidi ospedalieri.
Abbiamo già avviato l’estensione del progetto all’ospedale di Desio, adattandolo alle sue caratteristiche strutturali, che sono diverse dell’ospedale di Vimercate. Anche l’ospedale di Carate è interessante per gli sviluppi futuri. L’obiettivo è di arrivare in più strutture possibili, oltre che di consolidare quanto siamo riusciti a costruire finora».
Questo allargamento è basato su un magazzino centrale a Vimercate tipo hub&spoke?
«La Farmacia ha due magazzini che hanno peculiarità diverse: il magazzino di Desio segue la parte dei dispositivi medici, mentre il magazzino di Vimercate segue tutta la parte dei farmaci.
Tutte le tecnologie che seguono il percorso del farmaco sono concentrate sul magazzino di Vimercate, che ha una superficie di circa 300 mq, mentre per i dispositivi medici non abbiamo l’automazione, ma potrebbe essere un altro obiettivo».
Lei come direttore della Farmacia Ospedaliera e i suoi collaboratori in che cosa avete dovuto adeguare le competenze per poter gestire questo flusso di lavoro automatizzato?
«Più che adeguare le competenze in senso stretto, abbiamo dovuto riorganizzare la modalità delle nostre attività. È chiaro che questo tipo di progetti e di percorsi deve generare efficienza nei flussi logistici e liberare delle risorse per poter seguire di più gli aspetti clinici.
Con questi sistemi, siamo in grado di monitorare maggiormente l’intero percorso della terapia farmacologica, a partire dalla prescrizione medica. La possibilità di accedere direttamente alla cartella clinica informatizzata e poter analizzare cosa, quanto e perché prescrive il medico ci aiuta molto a rafforzare il monitoraggio dell’appropriatezza prescrittiva e a sviluppare un dialogo più strutturato con i clinici.
In questo senso, l’automazione dei processi logistici non rappresenta solo un’innovazione tecnologica, ma è un’opportunità per spostare sempre di più l’attività del farmacista ospedaliero verso la dimensione clinica, con un’interazione più stretta con i medici coinvolti nel percorso di cura».
Quali sono i principali benefici che avete avuto da questo tipo di implementazione tecnologica?
«Dal punto di vista operativo, come ho detto, svolgere l’attività concentrandosi maggiormente sul supporto alla gestione della terapia.
Un secondo elemento molto rilevante che abbiamo già in parte ottenuto è il dialogo tra la macro-logistica e la micro-logistica: il sistema mette in relazione quello che abbiamo in magazzino con quello che è presente nei reparti, in modo da razionalizzare meglio le scorte e le esigenze nei reparti».
Come vengono gestite le consegne nei reparti, le avete automatizzate con i robot mobili?
«I robot mobili (AGV – Automated Guided Vehicle) vengono utilizzati come sistema di trasporto interno. Questa soluzione è presente solo sul presidio di Vimercate, dove la struttura del nuovo ospedale ha offerto la possibilità d’implementare questo sistema, permettendoci di organizzare consegne più frequenti ai reparti nel corso della giornata.
È importante però precisare che i robot non intervengono direttamente nel processo di gestione del farmaco. Il loro contributo riguarda esclusivamente la fase di trasporto».
Dall’altra parte della catena, come è cambiata l’interazione con i distributori che vi consegnano la merce?
«A livello di ricevimento non è cambiato molto. Anche prima dell’introduzione dei sistemi automatizzati gestivamo in ricezione la registrazione del lotto e della scadenza per tutti i medicinali e per i dispositivi medici sterili, pertanto questo ci ha agevolato nell’integrazione di questi nuovi processi. Quello che è cambiato riguarda piuttosto ciò che accade dopo il ricevimento.
Oggi il percorso del farmaco, dall’ingresso in magazzino fino all’arrivo in reparto, è completamente tracciabile. Prima, con il picking in manuale, non era possibile garantire una tracciabilità puntuale.
È opportuno sottolineare che, pur in presenza di tecnologie avanzate, bisogna sempre considerare che lavoriamo in una struttura ospedaliera in cui governa l’incertezza, dove non è tutto prevedibile e non è sempre tutto lineare.
Nella nostra organizzazione dobbiamo essere in grado di gestire le urgenze e le emergenze. Nel percorso non possiamo affidarci esclusivamente alle tecnologie, operativamente la persona deve sempre monitorare tutti i processi perché per governare l’urgenza e l’emergenza occorre essere in grado d’intervenire nel momento della necessità.
Abbiamo previsto, quindi, un modello integrato in cui buona parte di farmaci viene gestita in dose unitaria per le terapie personalizzate e una parte viene gestita con il magazzino automatizzato e gli armadi informatizzati di reparto ad accesso controllato, quindi con una tracciabilità completa. Rimane comunque sempre la possibilità di gestire una parte di magazzino con il picking manuale, per le emergenze e per tutti quei prodotti (per esempio, grandi volumi, medicinali da frigorifero, stupefacenti) che non possono essere governati con questi sistemi.
Nel contesto di questi progetti più avanzati di automazione, deve essere sempre tenuto in conto anche la necessità d’intervenire per gestire le esigenze del pronto soccorso, le terapie al bisogno e tutte quelle situazioni non programmabili».
