Il contesto ospedaliero è caratterizzato da un’incertezza elevata intrinseca nei processi, che può essere governata grazie a un mix di leve strategiche e digitali adeguato al singolo contesto. «L’automazione del magazzino ospedaliero centrale dev’essere mirata a rimuovere una parte di operatività a bassissimo valore aggiunto, come depallettizzare i pallet e preparare i materiali da spostare in reparto. Queste attività possono essere spostate dal personale sanitario e clinico a soluzioni di automazione o esternalizzate a un fornitore», spiega Martina Coslovich, responsabile del tavolo di lavoro Logistics Healthcare dell’Osservatorio Contract Logistics Gino Marchet del Politecnico di Milano.
«L’impatto che deriva dall’inserimento di una soluzione di automazione o intelligenza artificiale in un magazzino centrale ospedaliero è notevole. Va fatto uno studio di fattibilità, una revisione dei processi as is e to be, per esempio per capire come dimensionare il robot e valutare l’impatto sull’operatività della struttura ospedaliera. Anche a livello economico, si tratta di un investimento non trascurabile».
Integrare e governare il cambiamento
Un obiettivo così sfidante in termini sia di tecnologie che di impegno umano e finanziario deve portare con sé il maggior numero di benefici possibili ed essere inserito in modo ottimale all’interno dei flussi e dell’operatività della struttura sanitaria. Un obiettivo che rimane molto complesso da raggiungere e che può richiedere parecchi mesi di fase transitoria.
«Se i flussi sono inefficienti, l’automazione e la digitalizzazione non salvano la vita. Si ottiene un beneficio, ma è un beneficio limitato. Anche a livello di software, se non si è ancora effettuata l’integrazione dei sistemi il personale potrebbe dover lavorare su due o tre software contemporaneamente perché i sistemi non si parlano», sottolinea l’esperta del Politecnico. Secondo i dati dell’Osservatorio Contract Logistics presentati lo scorso febbraio, le soluzioni di intelligenza artificiale continueranno a crescere all’interno della filiera Healthcare nei prossimi cinque anni, in modo particolare per quanto riguarda il loro impiego a livello di specifici processi aziendali.
La ricerca 2025 dell’Osservatorio ha individuato, in particolare, applicazioni dedicate a compiti più amministrativi – realizzate essenzialmente in ufficio – e altre da impiegare, invece, sul campo. Tra queste ultime troviamo, per esempio, i lettori in grado di leggere in automatico le etichette delle scatole in entrata in magazzino, estraendo informazioni quali numero di lotto, scadenza o documento di trasporto per inserirle quindi nei sistemi informativi. Un altro esempio applicabile in ambito magazzino sono i sistemi in grado, grazie all’analisi in tempo reale delle immagini dei prodotti stoccati, di monitorare in modo automatico l’inventario. Tra le applicazioni dedicate all’ambito più amministrativo, invece, troviamo i software di previsione della domanda basati anche su algoritmi di IA o preposti alla gestione dinamica dei riordini dei diversi articoli, finalizzata a garantire un elevato livello di servizio minimizzando le scorte.
«Per ottenere i risultati desiderati è molto importante rivedere i processi per valutare l’investimento necessario, per l’inserimento di soluzioni di automazione nel magazzino centrale ospedaliero o nei reparti. Il promotore di un progetto di questo tipo è di solito il direttore della Farmacia Ospedaliera, chiamato a sensibilizzare la direzione rispetto a un investimento che può raggiungere anche l’ordine di grandezza del milione di euro». L’indagine dell’Osservatorio Contract Logistics indica che le barriere culturali continuano a rappresentare un freno non indifferente all’implementazione dei progetti di automazione (figura 1).
«Bisogna attuare strategie di comunicazione e divulgazione interna per condividere gli obiettivi del progetto, coinvolgendo tutto il personale clinico-sanitario toccato dalla soluzione. È importante condividere obiettivi e benefici attesi, per evitare di dover affrontare barriere interne all’uso di queste soluzioni. Un altro tema molto importante è la resistenza culturale al cambiamento: è difficile dire a persone che da anni lavorano in un certo modo che non si devono più affidare solo all’esperienza, che è il sistema a suggerire loro in automatico cosa riordinare. La decisione finale in diversi casi è in ogni caso lasciata all’esperienza della caposala, piuttosto che del direttore della Farmacia Ospedaliera. Il sistema li supporta in ciò, fornendo un dato basato sul consumo reale». Un tema molto caldo legato all’evoluzione in corso dei modelli di gestione del magazzino ospedaliero è quello delle competenze, indica ancora la responsabile del tavolo di lavoro.
«Abbiamo sempre più direttori della Farmacia che stanno acquisendo competenze in termini di logistica, gestione della supply chain e identificazione di soluzioni di automazione. Alcune strutture sanitarie si stanno dotando di un direttore logistica; questa una nuova figura affianca il farmacista centrale, che mantiene l’ownership del farmaco. Ci si affida anche molto ai fornitori, che in questo caso svolgono un ruolo quasi consulenziale di revisione dei processi. È importante disporre fin da subito di un team inter-funzionale per gestire questo tipo di progetti, che può comprendere, per esempio, anche il direttore dei servizi informativi dell’ospedale».
Un’azione su tre livelli
Flessibilità e incertezza sono caratteristiche chiave individuate dai ricercatori dell’Osservatorio quali elementi in grado di supportare al meglio la trasformazione in atto. Una trasformazione che si gioca su tre distinti livelli, a partire da quello fisico comprensivo del personale operativo, da un lato, e delle soluzioni hardware, dall’altro. A livello digitale, fondamentale è l’integrazione tra i software preposti a gestire aspetti diversi del problema. La gestione dei processi, infine, non può prescindere da un’efficiente pianificazione, con programmazione della forza lavoro e assegnazione dei relativi compiti.
Le leve digitali
Insieme alle leve manageriali, i ricercatori dell’Osservatorio Contract Logistics hanno individuato leve digitali focalizzate, in particolare, sul tenere traccia di materiali e processi, sull’analisi dei dati e sul fornire assistenza al personale clinico durante le sue attività quotidiane. «Per quanto riguarda la tracciabilità, si tratta di soluzioni di automazione fisica o digitali che aiutano la struttura ospedaliera a conoscere esattamente la localizzazione delle diverse tipologie di flussi all’interno della pipeline della struttura, dal reparto alla somministrazione, al giro delle dimissioni».
Tipologia, posizione e quantità dei diversi medicinali possono venire tracciate, ad esempio, in modo semi-automatico, grazie alla scansione dei barcode da parte del personale sanitario. Il modello automatico periodico fa un passo avanti, prevedendo un minore ricorso al personale umano e consiste nella lettura dei chip Rfid a intervalli periodici. Si tratta, però, di una modalità che potrebbe dare luogo a ritardi tra il movimento dei colli e l’effettiva registrazione a sistema. Il problema può essere risolto con un monitoraggio Rfid in continuo, che mette a disposizione dati aggiornati in tempo reale. Questa modalità, però, è più complessa da attuare e presenta costi maggiori e maggiore complessità dei dati da gestire.
«Il barcode o l’Rfid integrato con gli armadi intelligenti per la somministrazione permettono di tracciare i vari processi clinici e logistici fino al punto di consumo, a partire da quando il paziente è entrato in ospedale, per sapere cosa gli è stato somministrato, quando e da chi». Anche in questo caso, i livelli d’implementazione possono variare dall’intercettare solo alcune fasi o il processo completo. Un altro elemento fondamentale è dove confluiscono queste informazioni: nel sistema ideale in un sistema unico, così da garantire completa visibilità e maggiore supporto decisionale.
«Queste soluzioni creano una grande quantità di dati, che possono rimanere in silos separati. La versione più evoluta prevede la convergenza dei due flussi informativi in un unico sistema; pensiamo, per esempio, alla cartella clinica elettronica, al WMS e al gestionale della struttura sanitaria, che si devono parlare tra loro». La leva digitale costituita dai sistemi di assistenza si basa su strumenti di supporto del personale finalizzati a svolgere determinate mansioni in modo più rapido e preciso, grazie all’utilizzo di computer o tablet su cui registrare determinate attività.
«Possiamo distinguere due grandi categorie di strumenti. Quelli digitali interattivi permettono al personale d’inserire feedback, per esempio che si è somministrato un certo farmaco al posto di quello previsto perché ci sono state modifiche alla terapia o perché si è osservato che qualcosa non andava. Gli strumenti digitali passivi permettono, invece, solo di leggere le informazioni, senza possibilità d’inserire eventuali modifiche. Infine, tutti questi dati possono venire recuperati per fare analisi più o meno spinte in termini di previsione. Analisi che sono finalizzate a supportare decisioni più puntuali, anche in questo caso secondo una possibile gradazione crescente di algoritmi, fino ad arrivare all’inserimento di algoritmi di machine learning. Al livello base troviamo un semplice supporto decisionale basato sull’esperienza e sui valori medi del passato, per poi passare a un livello più descrittivo dove entrano in gioco, per esempio, KPI e dashboard riepilogative del consumo effettivo dei farmaci nell’ottica di razionalizzare il riordino e le scorte sulla base di dati reali. I modelli predittivi permettono di analizzare in tempo reale le serie storiche per meglio prevedere i consumi e possono essere integrati a supporto dei modelli decisionali. Il livello più alto d’implementazione, quello prescrittivo, vede il suggerimento automatico da parte del sistema delle azioni da intraprendere sulla base dell’analisi dei dati, così da facilitare l’assunzione decentrata e automatizzata delle decisioni.
Le strutture sanitarie non ancora presenti al tavolo di monitoraggio
In vista dell’entrata in vigore, il 9 febbraio 2027, delle nuove modalità europee di serializzazione, commissioning e decommissioning dei medicinali su prescrizione (regolamento 2016/161/UE), il Ministero della Salute ha istituito un tavolo di monitoraggio che raggruppa gli attori della filiera healthcare con l’obiettivo di verificare l’andamento del periodo di stabilizzazione previsto in Italia e il relativo progetto pilota. Tavolo che, nel momento in cui scriviamo (inizio marzo), non vede però la partecipazione delle rappresentanze delle strutture sanitarie, nonostante esse rappresentino un punto chiave per il decommissioning delle confezioni.
«Dall’analisi dei flussi Healthcare fatta dall’Osservatorio, il comparto ospedaliero è uno dei principali canali di assorbimento in termini sia di spedizioni sia di volumi assorbiti. È quindi importante che questi attori abbiano consapevolezza dell’impatto della direttiva sulla loro operatività e siano pronti a rispondere ai nuovi requisiti. Il consorzio Dafne si sta adoperando affinché si faccia divulgazione sugli impatti sulla filiera e si crei consapevolezza».
Articolo tratto dal numero di maggio 2026 di Farmacia Ospedaliera
