In una farmacia ospedaliera uno degli obiettivi principali è ottimizzare la gestione delle risorse farmaceutiche, riducendo gli sprechi e migliorando l’efficienza dei processi operativi. In un contesto in cui la sostenibilità economica è sempre più rilevante, il controllo delle spese diventa essenziale.
La gestione dei farmaci con validità residua ridotta è una sfida significativa, poiché, se non utilizzati in tempo, questi possono causare sprechi e costi aggiuntivi.
L’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate e l’outsourcing della logistica sono strumenti chiave per ottimizzare acquisti e distribuzione, garantendo al contempo l’efficienza senza compromettere la qualità del servizio.
Il progetto proposto ha introdotto un sistema per la gestione dei farmaci con validità residua inferiore ai due terzi, permettendo il recupero del loro valore attraverso note di credito da parte dei fornitori, riducendo gli sprechi e ottimizzando la spesa. La Farmacia Ospedaliera nel periodo 2022-2024 ha gestito un totale di 86.790 accettazioni, corrispondenti a 5.961 articoli.
Nelle tabelle 1 e 2 si riporta il dettaglio delle accettazioni con validità residua, con relativo numero di articoli, non conforme al capitolato. Inoltre, sempre nel periodo in analisi, 420 ditte hanno rifornito la Farmacia Ospedaliera, tra queste 238 (57%) hanno inviato almeno un prodotto con validità inferiore ai 2/3 dell’emivita; 79 ditte (19%) hanno inviato prodotti con scadenza inferiore a 6 mesi.
Questo evidenzia la necessità di una maggiore attenzione da parte dei fornitori e dei destinatari nella gestione delle scadenze.
Tracciamento avanzato e recupero del valore dei prodotti scaduti
L’iniziativa nasce dalla collaborazione tra la Farmacia Ospedaliera e la ditta che gestisce la logistica del magazzino in outsourcing. L’uso di un software avanzato permette di tracciare ogni prodotto in entrata e monitorarne la scadenza e l’emivita. Quando un prodotto viene ricevuto e registrato, il sistema verifica e memorizza automaticamente se la sua emivita residua rispetta i due terzi della validità totale.
In caso negativo, invia una comunicazione al fornitore per informarlo dell’emissione della richiesta di nota di credito qualora il prodotto non fosse consumato entro la data di validità. Qualora la validità residua sia inferiore a sei mesi l’accettazione della merce da parte del magazzino viene sospesa e la farmacia ospedaliera deve autorizzare il magazzino ad accettare il prodotto.
Gestione e monitoraggio delle scadenze farmaceutiche
Il software elabora tre report che vengono inviati il primo giorno di ogni mese alla S.C. Farmacia Ospedaliera. Il primo report contiene l’elenco dei prodotti scaduti nel mese precedente, il secondo riguarda i prodotti con scadenza nel mese in corso, mentre il terzo include i prodotti che scadranno entro sei mesi.
Ogni report fornisce informazioni dettagliate su ogni prodotto, tra cui: AIC, codice aziendale, descrizione, data di scadenza, giorni di validità residua, valore di emivita al momento dell’accettazione, quantità disponibile, valore economico, ordine e DDT (Documento di Trasporto).
I dati relativi ai prodotti scaduti nel mese precedente e a quelli con scadenza nel mese in corso vengono utilizzati dalla SC Farmacia per richiedere al fornitore l’emissione di nota di credito, in caso di prodotti scaduti, o anticipare tempestivamente l’eventuale richiesta di emissione di nota di credito, qualora il prodotto non venga utilizzato nel periodo di validità residua.
Il terzo report, che include i prodotti scadenti a sei mesi, è utilizzato dalla S.C. Farmacia per analizzare gli slow movers, ossia quei prodotti a bassa rotazione, e per definire le azioni correttive necessarie a migliorare la gestione e l’efficienza del magazzino.
Ottimizzazione risorse e sostenibilità economica
Grazie all’adozione del sistema descritto, la farmacia ospedaliera è riuscita a recuperare il 66% del valore economico dei prodotti scaduti, generando un risparmio significativo per l’ospedale. Rispetto al 2022, nel 2023 e nel 2024, grazie a questo sistema il valore economico degli scaduti è diminuito di circa il 50%, dimostrando l’efficacia della strategia implementata.
Inoltre, il valore recuperato attraverso la gestione dei prodotti prossimi alla scadenza ha rappresentato lo 0,5% della spesa totale, evidenziando l’impatto positivo di questo approccio sulla sostenibilità economica.
Miglioramento della qualità delle cure e impatti sull’utente
Oltre ai benefici economici, l’implementazione di un sistema di gestione delle scadenze più efficiente ha avuto un impatto diretto sugli utenti, sia essi ricoverati o presi in carico dal servizio di distribuzione diretta. L’attento monitoraggio delle scadenze ha contribuito alla riduzione degli sprechi e alla gestione tempestiva dei prodotti, garantendo la disponibilità immediata di trattamenti, evitando ritardi legati alla carenza di farmaci.
Inoltre, l’uso di farmaci sempre validi e sicuri ha ridotto il rischio di errori, migliorando la qualità complessiva delle cure. Questi aspetti sono fondamentali in un ambiente ospedaliero, dove la precisione e la tempestività nella somministrazione dei farmaci sono cruciali per il benessere dei pazienti.
Benefici ambientali
La riduzione degli sprechi non solo ha portato a un risparmio economico, ma ha anche avuto un impatto positivo sull’ambiente. Infatti, la gestione più efficiente dei farmaci ha contribuito a ridurre i rifiuti pericolosi derivanti dalla distruzione di prodotti scaduti. L’eliminazione di farmaci inutilizzabili, attraverso un processo ben organizzato e monitorato, ha permesso alla farmacia di ridurre l’impatto ambientale, allineandosi a pratiche più sostenibili.
Questo è un aspetto sempre più rilevante per le strutture sanitarie, che devono affrontare non solo sfide economiche, ma che hanno anche la necessità di operare in modo responsabile e sostenibile.
Sfide e lezioni imparate
Il progetto ha inizialmente affrontato difficoltà nella gestione della comunicazione tra farmacisti e fornitori, con ritardi nelle risposte alle richieste di nota di credito. Per superare questi ostacoli, sono stati migliorati i protocolli di comunicazione automatizzata e organizzate sessioni di formazione per il personale.
Sono state introdotte tre comunicazioni strategiche inviate ai fornitori: una al momento della ricezione, un mese prima della scadenza e un mese dopo, con l’obiettivo di ottimizzare la tempestività e la chiarezza, riducendo così conflitti e ritardi nella restituzione dei prodotti inutilizzabili.
La comunicazione inviata “un mese dopo la scadenza” è quella in cui la S.C. Farmacia richiede ufficialmente la nota di credito e sollecita la conferma dell’accettazione da parte del fornitore, che deve fornire gli estremi della nota.
In caso di mancata risposta, la ditta viene nuovamente sollecitata. Oggi, la gestione delle scadenze avviene in modo fluido e con margini di errore ridotti al minimo, confermando l’efficacia dell’innovazione tecnologica nel migliorare la gestione delle risorse.
Sviluppi futuri
Il progetto sarà integrato mediante l’uso di un database condiviso a cui tutte le Aziende Sanitarie Regionali (ASR) potranno accedere per inserire i prodotti che desiderano scambiare, in quanto identificati come slow moving. Attraverso lo stesso applicativo, le aziende avranno la possibilità di concordare lo scambio dei prodotti, grazie a una funzione di comunicazione via e-mail integrata nell’applicativo stesso.
Fino a quando la quantità da scambiare non verrà accettata, essa sarà considerata prenotata e, quindi, non disponibile per altri utenti. Qualora la richiesta di scambio non andasse a buon fine, la quantità verrà nuovamente resa disponibile per altre eventuali richieste.
Riflessioni sul futuro
L’esperienza di questo progetto offre un valido modello per altre farmacie ospedaliere, con la possibilità di perfezionare ulteriormente la gestione delle scadenze tramite tecnologie emergenti, come l’intelligenza artificiale, per ottimizzare l’inventario e prevedere meglio le necessità di rifornimento.
Una maggiore collaborazione con i fornitori potrebbe inoltre ridurre le consegne di prodotti con emivita inferiore alla soglia accettabile, migliorando l’efficienza del sistema di distribuzione.
L’outsourcing della logistica e l’adozione di un sistema gestionale avanzato, uniti a un processo trasparente di comunicazione con i fornitori, hanno permesso di ridurre gli sprechi, ottimizzare l’uso dei prodotti e recuperare risorse economiche.
Questo approccio, che unisce innovazione tecnologica, trasparenza e una gestione attenta delle scadenze, può essere replicato in altre farmacie ospedaliere, portando a risparmi significativi e miglioramenti operativi con impatti positivi sulla qualità del servizio e sull’efficienza complessiva del sistema sanitario.
La possibilità di scambiare prodotti slow moving attraverso un database condiviso potrebbe ridurre gli sprechi, migliorando la disponibilità dei prodotti necessari e facilitando la collaborazione tra le diverse realtà sanitarie.
Se implementato con successo, questo sistema potrebbe diventare un modello di riferimento, favorendo una gestione più trasparente e sostenibile delle risorse. Inoltre, la continua evoluzione dell’applicativo e l’integrazione di tecnologie avanzate potrebbero portare a una maggiore automazione dei processi, rendendo la gestione delle scorte ancora più efficiente e reattiva alle necessità del sistema sanitario.
In sintesi, il progetto ha il potenziale di trasformare radicalmente la logistica sanitaria, migliorando sia la disponibilità dei prodotti sia la collaborazione interistituzionale, con impatti positivi a lungo termine sulla qualità del servizio e sulla sostenibilità economica.
Articolo a cura di
T.C. Paone, farmacista dirigente, S.C. Farmacia Ospedaliera, ASL TO5; M. Marengo, G. Selvini, S. Sillano, Scuola di Specializzazione in Farmacia Ospedaliera, Università di Torino; L. Poggio, direttore S.C. Farmacia Ospedaliera, ASL TO 5
